Stellenausschreibung: Verwaltungsleitung (w/m/d) - Instytut Pileckiego

Verwaltungsleitung (w/m/d), Arbeitszeit 40 Wochenstunden (unbefristet, zum nächstmöglichen Zeitpunkt)

Das Pilecki-Institut ist eine öffentliche polnische Forschungseinrichtung, die mit den Stimmen der Abgeordneten aller im polnischen Sejm vertretenen Parteien gegründet wurde. Unser Anspruch ist es, einen Ort der interdisziplinären und internationalen Reflexion über zentrale Themen des 20. Jahrhunderts zu schaffen: Die Geschichte und (Spät-)Folgen der beiden Großtotalitarismen, d.h. des in Deutschland geprägten Nationalsozialismus und des Sowjetkommunismus, das Vermächtnis der Moderne und der Modernisierung mitsamt all ihrer Glanz- und Schattenseiten und andere Themen. Dabei soll das Hauptaugenmerk nicht nur auf die polnische Perspektive gelegt werden, sondern ganz Mittel- und Osteuropa interessiert uns. Seit unserer Gründung 2019 haben wir mehr als 5 Millionen Archivmaterialien digitalisiert und diese aus polnischen, deutschen und anderen Archiven stammende Dokumente der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt, viele Ausstellungen, Podiumsdiskussionen, Seminare, Konferenzen und Bildungsevents organisiert, sowie das Stipendienprogramm für junge Forscher gestartet.

Schwerpunkt der Stelle:

Verwaltungsleitung (w/m/d)

 (Personalverwaltung; Vertragsmanagement; Kontrolle der Haushaltsausführung)

Leitung der Verwaltungsabteilung und Aufsicht über die Produktionsabteilung

Ihre Aufgaben:

1. Leitung des Verwaltungsteams und Aufsicht über die Produktionsabteilung
2. Mitwirkung bei der Vorbereitung von Dokumentationen und Ausschreibungsverfahren für öffentliche Auftragsvergabe im Rahmen der im Standort bearbeiteten Angelegenheiten.
3. Koordination der administrativen und finanziellen Betreuung von Projekten und Ausgaben in Zusammenarbeit mit den zuständigen Abteilungen – Vorbereitung und Abrechnung von Verträgen, Überwachung ihrer ordnungsgemäßen Durchführung und Abrechnung. Aufsicht über die Projektdurchführung nach den im Pilecki-Institut geltenden Regeln, Sicherstellung der ordnungsgemäßen administrativen und finanziellen Umsetzung der Projekte gemäß den geltenden Verfahren. Vorbereitung und Bearbeitung von Anträgen im internen Budgetkontrollsystem.
4. Koordination administrativer Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Anmietung und Instandhaltung von Räumlichkeiten. Kommunikation mit der Gebäudeverwaltung, Subunternehmern und den zuständigen Abteilungen innerhalb der Institutsstruktur.
5. Aufsicht über die Durchführung der laufenden produktionstechnischen Aufgaben von Projekten, die vom Pilecki-Institut in Berlin umgesetzt werden
6. Koordination administrativer und organisatorischer Angelegenheiten der Einrichtung in Berlin in Abstimmung mit der vorgesetzten Person und den zuständigen Abteilungen des Instituts in Warschau.
7. Zusammenarbeit mit Subunternehmern, Pflege einer guten Kommunikation zwischen den einzelnen Auftragnehmern und Partnern des Pilecki-Instituts in Polen und im Ausland.
8. Koordination der Kommunikation mit externer Rechts- und Buchhaltungsbetreuung sowie mit den zuständigen Abteilungen in der Zentrale des Instituts in Warschau. Umsetzung der diesbezüglichen Richtlinien.
9. Überwachung der Ausführung des Standortbudgets mit Hilfe der Software des internen Budgetkontrollsystems, Koordination der Arbeit der Verwaltungsabteilung in diesem Bereich.

• Aufsicht über die Personalverwaltung und die laufende Abrechnung von Arbeitsverträgen
• Aufsicht über die Durchführung von Zahlungen und die Koordination der laufenden Buchungen, die von einem externen Unternehmen durchgeführt werden
• Erstellung von Statistiken und Auswertungen
• Andere Verwaltungsaufgaben

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ähnliche Qualifikation sowie eine mindestens zweijährige Erfahrung in dem Arbeitsbereich
• Berufserfahrung in der Personalverwaltung oder im Rechnungswesen von Vorteil
• Eine schnelle Auffassungsgabe und Verantwortungsbewusstsein
• Eine zuverlässige, selbständige und genaue Arbeitsweise
• Gute MS Office-Kenntnisse (Excel / Word), vorzugsweise Erfahrung mit Buchungsprogrammen 
• Teamgeist, Freude am Arbeiten und eine hohe Einsatzbereitschaft
• Gute Deutsch- und Polnischkenntnisse in Wort und Schrift

Unser Angebot:

• Abwechslungsreiche, vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit
• Positive Arbeitsatmosphäre in einem motivierten, interdisziplinär zusammengesetzten Team
• Offenheit für neue Ideen
• Moderner Arbeitsplatz im Herzen Berlins am Brandenburger Tor
• Einarbeitung im September 2025
• Die Stelle ist unbefristet mit einer Probezeit von 6 Monaten

Aufgrund dringender betrieblicher und personeller Erfordernisse ist eine zeitnahe Besetzung der Stelle notwendig. Daher endet die Bewerbungsfrist bereits am 28.08.2025 um 14 Uhr. Wir bitten um Ihr Verständnis und freuen uns auf Ihre aussagekräftigen und vollständigen Unterlagen mit Lebenslauf und Motivationsschreiben (inkl. Zeugnisse, Beurteilungen, Referenzen) in elektronischer Form mit dem Betreff „Stellenausschreibung Verwaltungsleitung“ an: berlin@pileckiinstitut.de.